A partir de 1 de janeiro de 2023 será obrigatória a comunicação de séries de documentos à AT (Autoridade Tributária). A comunicação de novas séries tem como resultado um código devolvido pela AT, denominado código da série e que faz parte do ATCUD. O ATCUD é assim constituído pelo código da serie, seguido do número do documento e pode ver esta informação em cima do QRCode impresso no documento.
Para mais informações veja o artigo sobre o assunto em www.atcud.pt.
O IT4Billing tornou este processo muito fácil com a comunicação de forma automática, contudo por vezes existem problemas na comunicação automática com os serviços da AT, pois o fluxo de informação que o serviço desta instituição recebe é muito. Será então necessário comunicar de forma manual as séries. Veja o documento guia ou siga as seguintes instruções:
1) Comece por aceder ao seu IT4Billing na opção Configuração => Documentos => Séries para identificar quais os documentos e séries que utiliza. Para tornar o processo mais fácil utilize a opção de “Exportar para Excel” disponível na lista das séries.
Se tiver muitas séries, deverá visualizar todas elas antes de exportar, como tal escolha a opção “Tudo” junto à paginação.
2) Já com a folha de cálculo aberto com o resultado da exportação, elimine as linhas que estiverem a mais até ficar com as que se indica no quadro seguinte. Estas são as séries que vai comunicar.
3) Aceda ao seu portal das finanças na opção de comunicar séries clicando neste endereço:
https://processos.portaldasfinancas.gov.pt/series/pf/inicio?modo=false
Escolha a opção “COMUNICAÇÃO DE SÉRIES”, veja a figura seguinte para referência.
4) Escolha a seguir a opção “Registar Serie” para registar as séries cujo resumo já tem no Excel.
5) Registe tantas séries como as linhas da sua folha de cálculo. No Exemplo deverá registar 12 series. Para auxiliar o preenchimento das séries considere a tabela seguinte, no qual foram inseridas as colunas “Classe do documento” e “Tipo do documento” de cada série:
Como exemplo, o registo da série FT que corresponde à fatura deverá ser preenchido da seguinte forma:
De notar que:
Serie -> Faz corresponder à coluna “nome” da tabela
Tipo de Série -> Deverá escolher SEMPRE o valor “normal”
Classe do Documento -> Deverá corresponder à coluna com o mesmo nome da tabela
Tipo do documento -> Deverá corresponder à coluna com o mesmo nome da tabela
Inicio da sequência -> Deverá corresponder à coluna “Último Número”. Caso o valor seja 0 deverá colocar o número 1 neste campo.
Inicio Previsto de Utilização -> Deverá ser SEMPRE preenchido com a data de hoje
Meio de processamento -> Deverá ser SEMPRE preenchido com “Programa Informático Faturação”
Número de Certificado-> Deverá ser SEMPRE preenchido com 2898
Após carregar em “Confirmar” a série é gravada, na qual já poderá ver o código de validação da mesma (ver figura seguinte). Anote este código na sua tabela auxiliar na coluna ATCUD para a série em questão.
6) Depois de registar todas as séries no portal das finanças, verifique que preencheu a coluna ATCUD da sua tabela auxiliar com os seus códigos. A figura seguinte tem um exemplo de como deverá ficar.
7) Deverá agora no seu IT4Billing introduzir os códigos das séries (ATCUD).
Para tal, na sua conta do IT4Billing volte à opção de Configuração => Documentos => Séries e edite cada uma das séries correspondentes da sua tabela auxiliar preenchendo o campo ATCUD com o valor respetivo e no final grave.
A figura seguinte ilustra o processo.
Faça esta operação para todas as séries da sua tabela auxiliar. Vão sempre existir series que não têm ATCUD e não necessita de comunicar à AT, pelo facto de corresponderem a documentos internos sem qualquer efeito fiscal como, por exemplo “Stock inicial” entre outros.
